Transformar el departamento de administración de una empresa de transporte implica seguir una serie de pasos clave que garantizarán una transición exitosa hacia un entorno evolucionado. La digitalización en el sector del transporte de mercancías y viajeros ya no es una opción. Estos son los 5 primeros los primeros pasos que recomendamos seguir:
Paso 1: formación en digitalización
Para digitalizar correctamente un departamento administrativo, es fundamental capacitar al equipo en el uso de herramientas digitales. La clave de este apartado es que no toda la formación es válida. La digitalización en este sector puede resultar más compleja por ser más tradicional que otros. Por ello, siempre es recomendable adoptar programas prácticos, alejados de la teoría. Practicando podemos saber si realmente aplicaremos lo aprendido en nuestra vida cotidiana, sin problemas ni dudas.
En Ruta Transport Business School ofrecemos cursos especializados en la digitalización del transporte de mercancías y viajeros, donde los profesionales pueden aprender sobre la automatización de procesos administrativos enfocados en ejercicios reales, entre muchas otras habilidades.
Paso 2: implementación de plataformas digitales
Utilizas las soluciones tecnológicas adecuadas facilita la gestión documental y agiliza trámites administrativos. Un ejemplo innovador es Renovo Card, la primera plataforma digital que permite la solicitud y renovación de tarjetas de tacógrafo de manera 100% online, eliminando desplazamientos y papeleo innecesario.
Paso 3: optimización del uso del tacógrafo
El correcto uso del tacógrafo digital es esencial para el cumplimiento normativo, la optimización operativa y la prevención de riesgos de sanciones. En este sentido, existen aplicaciones como Opentach, la cual permite la descarga y custodia de los datos del tacógrafo, pudiendo acceder a ellos para, por ejemplo, elaborar informes de actividades o consultar información como los tiempos de conducción y descanso, tiempos y distancias recorridas, caducidades de tarjeta, incidentes, fallos, etc.
Paso 4: automatización de procesos administrativos
La digitalización permite reducir errores y el tiempo invertido en gestionar de documentos y registros como es el caso de las facturas. La implementación de plataformas especializadas en flujos de automatización, como Power Platform de Microsoft, agiliza la administración y facilita la toma de decisiones en tiempo real.
Paso 5: evaluación y mejora continua
El proceso de digitalización no termina con la implementación de nuevas tecnologías. Es importante evaluar de manera regular el desempeño del departamento y adaptar las herramientas a las necesidades cambiantes del sector, o bien cambiar las que se usan por otras que se van empleando en la mayoría de empresas.
